Convention
Ce document établit le contrat de location entre l’amicale laïque de Le Langon et XXXXXXXXXX pour y organiser YYYYYYYYYYY dans les conditions suivantes (sous réserve de travaux exigés par la Commission de Sécurité) :
Les tarifs 2017
Les tarifs décidés par le conseil d’administration de l’Amicale Laïque sont applicables à toutes les associations comme suit :
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Activité exercée |
Modalité d’exploitation |
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Capacité maximum d’accueil |
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BAL |
CUISINESALLE à MANGER GRANDE SALLE CAVEAU |
100 € jour de semaine + * 380 € + * |
450 |
DINERDANSANT |
CUISINE GRANDE SALLE BALCON CAVEAU |
JUSQU’A 100 = 1.70 € / PERSONNE + * AU DELA DE 100 = 1.80 € / PERSONNE + *
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450 |
LOTO |
CUISINEGRANDE SALLE CAVEAU |
150 € + * |
340 |
CONCOURS DEBELOTE |
GRANDE SALLECAVEAU |
150 € + * |
340 |
ASSEMBLEEGENERALE |
SALLE à MANGERGRANDE SALLE |
80 € + * |
340 |
* Les consommations comprennent : gaz, électricité, eau, téléphone et produits d’entretien..
Les boissons consommées seront facturées au prix coûtant.
L’utilisateur s’engage à payer les frais de remplacement de la vaisselle cassée.
Les tarifs sont réactualisés tous les ans par le conseil d’administration.
1. L’entretien, le rangement et l’utilisation du matériel (Prévoir les éponges, le produit vaisselle, les torchons et les sacs poubelles)
L’association s’engage à rendre les locaux rangés et dans l’état constaté au moment de la prise de possession des locaux à l’exception du parquet dont le cirage reste à la charge de l’Amicale Laïque. En ce qui concerne l’utilisation du balcon, la dépose et repose des tapis sont à la charge du locataire.
De même, le matériel utilisé (sono, vaisselle, machine à laver) devra être rendu en bon état.
Tout objet accroché sur les murs devra être retiré (ainsi que le ruban adhésif et les punaises). Rien ne doit être accroché au plafond. Lire également le chapitre 6.4
La gestion des déchets imposée par le SYCODEM oblige l’amicale laïque à une nouvelle organisation ainsi, pour l’organisation d’un bal, l’association dispose de 2 poubelles de 120 l pour les ordures ménagères et d’un bac « jaune » pour les emballages.
Pour tout autre occupation, l’association ou le particulier dispose d’un conteneur de 660 l et d’un bac « jaune » pour les emballages. En fonction des besoins, d’autres conteneurs peuvent être réservés auprès du SYCODEM (un mois 1/2 avant la manifestation). Se renseigner auprès de l’Amicale Laïque.
Le tri est une obligation pour nous tous. Si nous constations un défaut de tri nécessitant de notre part une intervention, un coût supplémentaire de 25 € sera facturé. L’abandon de déchets sera retenu sur la caution.
Des consignes de tri sont à votre disposition dans la salle (porte-vue des consignes).
2. Le chèque de caution
L’association devra établir deux chèques de caution :
Un de 80 € (au moment de la réservation)
Le chèque de caution sera encaissé par l’Amicale Laïque si l’association n’assure pas la manifestation, par contre il sera remis si l’association prévient de l’annulation 3 mois avant la date de celle-ci ou après règlement de la facture.
Un autre (à la remise des clefs) en fonction du matériel et des locaux utilisés :
Dégradations, entretien, rangement, déchets et vols :
Tous les locaux : 700 € Cuisine + salle à manger : 350 €
Grande salle : 300 € Caveau : 50 €
Sono : 300 € Perte des clefs : 100 €
Déchets (défaut de tri, dépôt de déchets) : 150 €
Le chèque de caution sera encaissé par l’Amicale Laïque si l’association n’a pas respecté l’article 2. Sinon, il sera remis dès le règlement de la facture.
3. Le relevé des compteurs
Le relevé des compteurs (gaz, électricité et eau) s’effectue au moment de la remise des clés (avant et après la manifestation) par l’Amicale Laïque et un membre de l’association si celui-ci le demande.
L’association gère elle-même l’utilisation du chauffage et de l’éclairage.
4. La responsabilité
Dès la prise de possession des clés ( le responsable ), l’association devient responsable des locaux. Elle devra en particulier veiller à la fermeture des issues à la fin de la manifestation.
L’association doit fournir obligatoirement une photocopie de son assurance stipulant expressément une garantie de couverture pour occupation temporaire des locaux d’une durée maximum de 3 jours lors de la remise des clés.
5. Le Paiement
L’association s’engage à s’acquitter du montant de la location et des consommations afférentes (électricité, gaz, eau et téléphone) dans les 15 jours suivant la remise de la facture.
6. La sécurité
6.1 Capacité d’accueil
La capacité maximale d’accueil du public est limitée à 835 personnes conformément à l’arrêté d’ouverture délivré le 20 décembre 2010 pour l’ensemble des locaux déclinés comme suit :
345 personnes dans la grande salle ;
180 personnes dans la salle à manger ;
85 personnes dans le caveau ;
110 personnes sur le balcon.
6.2 Conduite à tenir en cas d’incendie et utilisation des moyens de secours
L’Amicale Laïque vérifie en présence d’un membre de l’association la conduite à tenir en cas d’incendie (procédure d’évacuation, d’alarme, d’alerte et de retour à la normale). Les éclairages de sécurité et d’ambiance, les points de déclenchement des alarmes, l’emplacement des extincteurs et les emplacements des coupures de gaz et disjoncteurs électriques seront repérés. Les plans d’évacuations et la procédure d’évacuation, d’alarme et de retour à la normale seront présentés.Un livret explicatif est mis à disposition et doit être signé à la remise des clefs.
6.3 Issues de secours, accessibilité aux locaux
Aucune issue de secours ne doit être condamnée ou encombrée.
Veiller à laisser la libre circulation tout autour des locaux, pour l’accès des secours.
6.4 Décors
Conformément à l’arrêté d’exploitation, les décors en matériaux de classe M2 (matériaux difficilement inflammables) sont strictement interdits.
7. Le stationnement
Le stationnement est interdit dans le parc du château, sauf pour les organisateurs.
Laisser libre tous les accès aux secours.
8. Autres consignes
Bals : entrée + goûter = 8.50 €, bar (tarifs affichés). Les tarifs définis collectivement doivent être respectés.
Bals ou Autres : déclaration d’ouverture de bar (demande d’autorisation en mairie de
Le Langon),
SACEM (demande à obtenir avant la déclaration au 31 rue Maréchal Ney 85000 La Roche sur Yon, Tél :02 51 24 08 00)
Fait en double exemplaire,
à LE LANGON , le / / LE RESPONSABLE DE L’AMICALE LAIQUE
LE LOCATAIRE RESPONSABLE
(précédé de la mention « lu et approuvé »)
De nouvelles améliorations en perspective
Nous voilà lancés dans de nouveaux travaux nécessaires à l’amélioration des services que nous proposons lors de la location de nos locaux.
Les anciennes toilettes qui servaient à l’époque au restaurant scolaire sont supprimés au service d’un nouveau local de plonge et de rangement. Ainsi, nous gagnerons en organisation des locaux et permettront un meilleur confort pour les associations ou les particuliers qui organiseront des repas.
La date de mise en place n’est pas encore fixée mais les travaux ont débuté dans l’anthousiasme.
La scène octobre 2015
La commission de sécurité nous a demandé de démonter les éléments en bois se trouvant sur la scène. Nous avons donc remplacé ce matériau par des panneaux acoustiques ininflammables.
Au-dessus de la scène, un nouvel éclairage sera installé ultérieurement.
Après les travaux, il faut remettre la salle en état et particulièrement le plancher… Stéphane s’y colle !
Le caveau novembre 2015
Les travaux, ce sont aussi des aménagements pour l’accessibilité des handicapés. Dans ce cadre, l’ensemble du caveau sera rehaussé. Nous en profitons pour améliorer l’offre dans ce local, aux particuliers et aux associations, en apportant l’eau chaude mais aussi en installant une chambre froide.
La porte a été relevée.
La connexion WIFI dans tous les locaux
Au-delà de la remise aux normes indispensables, nous pensons également aux utilisations futures avec des besoins nouveaux. Nous avons donc décidé d’équiper la salle de façon à pouvoir obtenir une connexion internet gratuitement en WIFI dans l’ensemble des locaux. Les loueurs de la salle devront en informer leurs utilisateurs.
Merci Mathieu !
Une connexion en filaire sur la scène.
Un lieu de stockage
Ayant créé un nouveau vestiaire, nous avons décidé de supprimer les anciens pour les transformer en lieu de stockage indispensable pour le rangement des tables et chaises. Ce nouveau lieu de stockage s’est fait de plain pied pour faciliter la manutention des tables. Il répond aux normes de sécurité avec un sas de sécurité et des matériaux coupe-feu pendant une heure. Ces travaux ont été réalisés en avril 2014.
Les vestiaires et la réserve boissons
Depuis 2013, nous menons des travaux dans nos locaux pour répondre aux demandes de mise aux normes (sécurité et accessibilité handicapé) mais également pour les moderniser.
Étant propriétaire de l’ensemble des locaux, nous faisons appel aux bénévoles de l’association pour limiter les coûts qui sont très élevés. Heureusement, nous avons de nombreuses compétences (maçonnerie, électricité, menuiserie…) parmi les bénévoles et surtout des gens très généreux en disponibilité et bonne humeur.
Vous pourrez découvrir au fur et à mesure des périodes de travaux l’évolution de notre salle qui est avant tout le résultat d’un projet collectif au profit de l’éducation populaire.
Pour cette session de travaux, il s’agissait de supprimer définitivement les anciennes toilettes pour les transformer en vestiaires ainsi que de rendre plus fonctionnelle la réserve de boissons. Ces travaux ont été réalisés en janvier 2014.
